Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

Contexte:

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction de l'immobilier recherche un/une:

Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

(CDD à temps plein)

Ce que nous attendons de vous: Appui aux projets immobiliers

• Assister les responsables de projets dans la préparation, la planification et le suivi des actions opérationnelles
• Mettre à jour les plannings, tableaux de bord, comptes rendus et plans d’action, puis relancer les contributeurs sur les échéances
• Assurer le suivi fiable des tâches, livrables, décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel
• Centraliser, classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets, prestataires et contrats

Appui à l’exploitation des bâtiments

• Enregistrer, qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusqu’à leur résolution, en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires
• Contribuer au déploiement et au suivi des procédures d’exploitation, notamment lors des changements de prestataires, dont la restauration
• Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements, incidents, actions correctives et indicateurs de service
• Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites

Coordination et organisation de l’activité

• Organiser les réunions, préparer les supports, formaliser les décisions et assurer le suivi des actions
• Servir de point d’appui administratif et opérationnel à l’équipe, anticiper les besoins et signaler rapidement les risques, retards ou blocages

Ce que nous recherchons:

• Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination, d’assistanat de projet ou de support à l’exploitation
• Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités
• Excellentes capacités d’organisation, de synthèse et de communication, à l’écrit comme à l’oral
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou d’un outil de gestion de projet constitue un atout

Ce que vous y gagnerez:

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
• Faire partie d’une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile – travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon