Customer Order & Administration Specialist

La visión de IKEA es crear un mejor día a día para la mayoría de las personas. Logramos esto ofreciendo una amplia gama de productos de decoración y mobiliario para el hogar, bien diseñados y funcionales, a precios tan bajos que la mayor cantidad de personas posible pueda acceder a ellos. Operamos en Singapur, Malasia y Tailandia, y contamos con un ambicioso plan de expansión para llevar un poco de Suecia a nuevos mercados de la región. Formamos parte del Grupo Ikano y somos el único franquiciatario de IKEA propiedad de la familia Kamprad, fundadora de IKEA.

Asimismo, desarrollamos, poseemos y operamos centros comerciales anclados por IKEA, creando comunidades caminables al integrar proyectos residenciales, de oficinas y otros tipos de bienes raíces en nuestros planes de desarrollo.

Trabajamos para que la sostenibilidad sea una parte natural de nuestro trabajo diario. Participamos activamente en nuestras comunidades, impulsando y apoyando iniciativas sociales que benefician a la niñez, a las mujeres y al medio ambiente.

• Gestión de registros financieros: Mantener y actualizar los registros financieros, incluidos libros contables, diarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, garantizando la precisión y el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa.
• Captura de datos: Ingresar de manera precisa la información financiera en sistemas contables y hojas de cálculo.
• Procesamiento de facturas: Apoyar en la preparación, verificación y procesamiento de facturas.
• Gestión de gastos: Garantizar la recepción y el pago oportuno y preciso de todas las facturas y cuentas. Preparar y procesar reportes de gastos, asegurando la documentación y aprobación correspondientes. Garantizar la exactitud de las cuentas del libro mayor (GL - General Ledger) y el registro oportuno de provisiones contables.
• Conciliaciones: Realizar conciliaciones diarias de ventas y registro de estados de cuenta. Apoyar en las conciliaciones bancarias y cualquier otra conciliación requerida de manera periódica.
• Gestión documental: Mantener registros y archivos financieros actualizados, organizados y de fácil acceso.
• Comunicación: Mantener comunicación con proveedores, clientes y departamentos internos para resolver discrepancias y problemas relacionados con cuentas.
• Cumplimiento y auditorías: Apoyar en los procesos de cierre mensual y anual. Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa. Colaborar en auditorías internas y externas cuando sea necesario.
• Actividades administrativas: Gestionar las compras administrativas de la tienda. Brindar soporte administrativo según sea necesario y colaborar en proyectos especiales asignados.
• Garantizar que los clientes reciban sus productos en la dirección de entrega deseada, dentro del tiempo acordado, con la calidad acordada y al menor costo posible.
• Asegurar la configuración del mercado para el flujo de pedidos de los clientes desde las unidades de cumplimiento hasta los clientes.
• Lograr y mantener el más alto nivel de precisión mediante una administración correcta y adecuada.
• Liderar la agenda de precisión para el almacén central con una actitud de "hacerlo bien desde la primera vez".
• Alcanzar la excelencia en el cumplimiento de las promesas y demandas de los clientes.
• Controlar y mantener la configuración del surtido y la asignación de pedidos.
• Monitorear el flujo de pedidos y garantizar un flujo de información de calidad hacia las partes interesadas.
• Actuar inspirado por la visión, los valores y la cultura de IKEA.
• Liderar el negocio a través de las personas.
• Disfrutar la aplicación de un enfoque estratégico, táctico y operativo para analizar oportunidades de negocio desde la perspectiva del cliente, enfrentando situaciones desafiantes con entusiasmo.
• Orientación y enfoque en el cliente: poner al cliente en primer lugar y considerar el impacto en el cliente al tomar decisiones.
• Interés y deseo por comprender el negocio de IKEA, las necesidades de los clientes y la capacidad de influir positivamente.
• Buen entendimiento del negocio: comprensión de los indicadores clave de desempeño utilizados para planificar, dar seguimiento y dirigir el negocio con un enfoque centrado en el cliente.
• Muy buen conocimiento de los procesos de IKEA, la cadena de suministro, las operaciones de almacenamiento y el negocio de servicios, orientado a lograr una excelente atención y cumplimiento al cliente.
• Muy buena comprensión de las necesidades, demandas y expectativas de clientes y colaboradores dentro del mercado.
• Buen conocimiento de la gestión de partes interesadas (stakeholders): capacidad para identificar e involucrar a las partes relevantes en proyectos, procesos o situaciones para lograr resultados.
• Excelente conocimiento de los sistemas, soluciones, herramientas informáticas, métodos de cálculo y análisis relevantes para la función.
• Atención al detalle y precisión.
• Conocimientos básicos de contabilidad y finanzas.
• Manejo de sistemas contables y herramientas de Microsoft Office (especialmente Excel).
• Organización y administración de documentos.
• Habilidades de comunicación y servicio al cliente.
• Capacidad para trabajar con plazos establecidos y manejar múltiples tareas simultáneamente.
• La Visión IKEA, la Idea de Negocio IKEA y la Idea de RRHH IKEA me motivan en mi trabajo diario.
• Estoy interesado en el hogar y la vida de las personas, así como en la gama de productos IKEA.
• Tengo interés en desarrollar personas y talento.
• Tengo pasión por la logística y por trabajar en un entorno minorista dinámico y en constante cambio.
• Estoy motivado para alcanzar objetivos a través de las personas.
• Contribuyo con ideas y mejoras para mejorar nuestro trabajo diario.
• Disfruto trabajar en equipo hacia metas comunes.
• Mantengo un equilibrio trabajo/vida en mi rol actual.